Projektmanagement

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Informationstechnologie

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Beschaffung Logistik

Beschaffung & Logistik

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ACANTIS ist eine inhabergeführte Management- und IT-Beratung für die Bereiche IT-Projektmanagement, Informationstechnologie sowie Beschaffung & Logistik.

Digitalisierung und Procurement 4.0 sind für uns nicht nur Schlagworte. ACANTIS ist strategischer Beratungs- und Implementierungspartner für COUPA, der weltweit führenden cloudbasierten Einkaufs- und Finanzlösung. Mit innovativen Lösungen und unserer Umsetzungskompetenz integrieren wir Beschaffung und Finanzwesen mit Ihren Lieferanten und garantieren so messbaren Erfolg Ihres Einkaufs:

 

Coupa Certified Partner two line

 

Solutions

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Cloud Procurement

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Methodik

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Success Stories

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    Operative Beschaffung

    COUPA erlaubt die einfache Implementierung eines intuitiv nutzbaren Beschaffungsprozesses. Die Bestellung von Artikeln und Dienstleistungen erfolgt über eine Warenkorb-Funktion, wie sie aus modernen Internet-Anwendungen bekannt ist. Ein Wechsel zwischen Anwendung und Katalog ist nicht notwendig. Trotzdem erlaubt COUPA selbstverständlich die Integration von Punchout-Katalogen, so dass Bedarfsträger im Unternehmen auf ein beliebig administrierbares Sortiment zugreifen können.

    An die Erstellung einer Anforderung schließt sich ein einfach zu konfigurierender Freigabe-Workflow an, der die in Ihrem Unternehmen geltenden Compliance-Regeln sicherstellt. Eine Beteiligung des operativen Einkaufs, beispielsweise bei Freitext-Bestellungen ist hier möglich.

    Die eigentliche Lieferantenbestellung erfolgt nach Freigabe aus COUPA heraus. Lieferanten erhalten Ihre Bestellung per E-Mail (als PDF), als XML Dokument oder per Direktanbindung aus COUPA heraus. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für den Einkauf ist die Tatsache, dass die Lieferanten-Integration schnell und einfach erfolgt und zudem mit keinen Kosten verbunden ist.    

    Für Unternehmen mit einer existierenden ERP-Software im Bereich der Materialwirtschaft ist eine einfache Integration möglich, über die Bestellungen und Lieferbestätigungen an das angeschlossene ERP-System übergeben werden können. 

    Operative Beschaffung

    Highlights

    • Intuitiver Bestellprozess und one-stop Shopping
    • Flexibler Freigabe-Workflow
    • Möglichkeit, Budgets und Bestände zu verwalten
    • Einfache Lieferantenintegration
    • Waren- und Leistungseingangsmeldungen
    • Volle mobile Nutzung aller Funktionen

     

    Rechnungsabwicklung

    Ein zentraler Vorteil von COUPA ist die Möglichkeit, echte end-to-end Prozesse zu implementieren. Dies umfasst insbesondere die einfache Verarbeitung von Rechnungen: Lieferanten können Rechnungen per Papier, als PDF oder direkt per E-Mail an Ihre COUPA Instanz senden. Papierbasierte Rechnungen werden gescannt und landen dann im zentralen Rechnungseingang. Dort können Rechnungen Bestellungen zugeordnet werden, es findet eine automatische Zuordung zu Bestellungen statt. Damit erlaubt COUPA es als erste Anwendung einkaufende Unternehmen und Lieferanten mit einem standardisierten Prozess zu integrieren, wie diese beiden Anwender eindrucksvoll bestätigen: 

     

    Im Fall von Rechnungsabweichungen oder Rechnungen ohne Bestellbezug können Sie einen Freigabe- und Prüfungsworkflow nutzen, der gemäß Ihren Zeichungsrichtlinien aufgebaut werden kann.

    Rechnungsabwicklung
    Highlights
    • Ein zentraler Rechnungseingang für Papierrechnungen, PDF-Dokumente oder eInvoices
    • Einfache Zuordnung zu Bestellungen in COUPA
    • Automatische Prüfung zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnungswert und ggf. Freigabe
    • Flexibel einstellbarer Workflow zur Rechnungsprüfung

     

    Strategischer Einkauf

    COUPA unterstützt sämtliche Prozesse einer modernen Einkaufsorganisation mit zeitgemäßen Funktionen. Ein zentraler Bestandteil der Einkaufsplattform ist daher die Möglichkeit, schnell und einfach Ausschreibungen anzulegen und auszuwerten. Professionelle Einkäufer können auf der Basis von Bedarfsanforderungen aus dem operativen Prozess ("Freitext-Bestellungen") Ausschreibungen anlegen, alternativ können diese Vorgänge manuell erzeugt werden. Diese Ausschreibungen können mit einer Vielzahl verschiedener, kundeneigener Informationen versehen und an Lieferanten versandt werden. Interessant ist dabei, dass es sich hierbei nicht nur um bestehende Lieferanten handeln muss: Potenzielle Anbieter können mit wenigen Mausklicks mit angefragt werden, die Angebotserstellung durch den Lieferanten erfolgt über das COUPA-Portal. Eingegangene Angebote können durch den Einkäufer leicht ausgewertet und Bestellungen oder Verträge angelegt werden.

    Die Coupa-Funktionen zum eSourcing bieten somit eine sehr gute Möglichkeit, erhebliche Einsparungen zu realisieren. Diese Einkaufserfolge können durch die eingebauten Auswertungsmöglichkeiten jederzeit nachvollzogen werden: Eine gute Methode, den Wertbeitrag des Einkaufs messbar zu machen!

    Strategischer Einkauf

    Highlights

    • Leicht bedienbare und skalierbare Möglichkeit, Ausschreibungen elektronisch durchzuführen
    • Durchgehende webbasierte Abwicklung von Ausschreibungen
    • Kostenlos für Ihre Lieferanten
    • Integrierte Auswertungs- und Tracking-Funktionen

     

    Kontraktmanagement

    Das Management von Einkaufskontrakten ist eine weitere Funktion in COUPA. Kontrakte können mit Bezug auf Lieferanten angelegt und die dort definierten Konditionen als Bezugsquelle genutzt werden. Zugehörige Informationen wie Dokumente können direkt in der Cloud gespeichert werden.
    Die Nutzung dieser Kontrakte kann in COUPA dabei ebenso nachvollzogen werden, wie beispielsweise der Ausschöpfungsgrad oder Ablauftermine. Diese Auswertungsmöglichkeiten sind ein wertvolles Hilfsmittel für strategische Einkäufer.
    Mit der Integration von Contractual erweitert COUPA diese Funktion mit Möglichkeiten des strategischen Vertragsmanagements.
    So können auch Finanz- und Rechtsabteilung an einem zentralen Vertragsmanagement teilnehmen.

    Kontraktmanagement

     

    Mit Release 15 erweitert COUPA seine Prozessunterstützung für Kontraktmanagement mit umfangreichen Möglichkeiten der Erstellung von Vertragsdokumenten, der Zusammenarbeit unterschiedlicher Fachabteilungen bei der Vertragsgestaltung, der Versionierung und Ablage von Verträgen. So können mit COUPA Kontrakte aus juristischer Sicht und Einkaufskontrakte zentral erstellt, verwaltet und genutzt werden. Die typischen Probleme im Vertragsmanagement gehören so der Vergangenheit an, wie dieses Beispiel beweist:

     

     

    Highlights

    • Leichte Verwaltung von Einkaufsverträgen
    • Nutzung im operativen Beschaffungsprozess
    • Automatische Erstellung und gemeinsame Bearbeitung von Vertragsdokumenten

     

     

     

  • Cloud Procurement

    Cloud Procurement
    Die Verfügbarkeit von cloudbasierten Systemen für Beschaffung und Logistik verändert Prozesse und Organisation eines modernen Einkaufs und insbesondere die Art, wie Beschaffungsprozesse durch Software unterstützt werden. Wesentliche Abläufe, speziell im transaktionalen Einkauf, das heißt purchase-to-pay, aber auch in den strategischen Teilprozessen wie eSourcing (Ausschreibungen), Kontrakt- oder Lieferantenmanagement können somit bedeutend effizienter umgesetzt werden.
    Ein weiterer Aspekt ist die Integration unternehmensinterner Software: Vom Finanzwesen bis zur Produktion können Prozesse mit standardisierten Schnittstellen leicht integriert werden.
    Technologie-Projekte im Einkauf wandeln sich dadurch stark: Wo früher die IT-technische Umsetzung im Vordergrund stand, kann heute die zuverlässige Funktion der Software durch eine Cloud-Lösung als gegeben vorausgesetzt werden. Auch Themen wie Release-Management, Upgrades oder Migrationen entfallen ersatzlos.
    Zudem wird der Einkauf erheblich flexibler: Durch den Verzicht auf eine eigene IT-Infrastruktur reduziert sich die Komplexität von Projekten dramatisch. Durch standardisierte Lösungen verkürzen sich Projektlaufzeiten und Kosten. Der Projekterfolg tritt dadurch schneller ein. COUPA bietet in diesem Zusammenhang speziell auf diesen Bereich ausgerichtete Kennzahlen, die den Projekterfolg und Einsparungen tracken helfen.

    Leistungen im Ueberblick

     

    ERP Integration
    COUPA zeichnet sich durch eine hohe Integrationsfähigkeit mit allen gängigen ERP-Systemen aus. Unsere standardisierte Schnittstellen-Architektur erlaubt die einfache Anbindung an bestehende Systeme und Prozesse. Wir können dabei in Stamm- und Transaktionsdaten wie Bestellungen, Wareneingänge, Lieferantenstamm- oder Kontierungsdaten in unterschiedlichen Formaten (z.B. per sFTP, XML, cXML oder API) austauschen.
    Die folgende Abbildung zeigt einen schematischen Aufbau des Datenflusses mit COUPA:

     

    ERP Integration

     

     

    Architektur und Datensicherheit
    COUPA ist eine vollständig cloudbasierte Beschaffungs- und Finanzlösung. Somit entfallen sämtliche Aufwände für interne Hardware, Infrastruktur , IT-Management oder Lizenzverwaltung. Gleichzeitig kann COUPA durch die Definition unterschiedlicher Parameter auch auf hohe Anforderungen an Datenschutz und Systemintegrität angepasst werden. Die folgende Abbildung zeigt die generelle Architektur Ihrer Coupa-Instanz.
    Für weitere Informationen zum Thema Datensicherheit und Architektur sprechen Sie uns am besten an! 

  • Methodik

    Projektmanagement
    Unsere COUPA-Implementierungsprojekte führen wir nach einer agilen Projektmanagement-Methode durch. Dies erlaubt schnelle Ergebnisse und die Einhaltung von Zeit- und Budgetvorgaben. Mit einer skalierbaren Projektorganisation können wir somit leicht auf unterschiedliche Szenarien eingehen: Von der Einführung von Cloud Procurement bei kleinen Einkaufsorganisationen bis hin zu Prozessdesign und Implementierung globaler Beschaffungsprozesse für Großunternehmen.

    Die folgende Grafik verdeutlicht unser Vorgehen: 

    Projektmanagement

     

    Eine Besonderheit unseres Vorgehensmodells ist die flexible Aufteilung von Tätigkeiten zwischen ACANTIS und dem Kunden: Je nach gewünschtem und benötigtem Unterstützungsbedarf übernehmen wir die komplette Verantwortung für Prozessdesign und Implementierung oder stehen mit einem Coaching Ansatz internen Projektteams zur Verfügung.

    Highlights

    • Professionelle und agile Projektmanagement-Methodik zur Einführung von Cloud Procurement mit COUPA
    • Nutzung unserer best-practice Templates, z.B. für Prozessdesign, Online-Trainings oder Software-Testing
    • Flexible Gestaltung der Projektorganisation

     

    Rollout
    COUPA erlaubt durch das agile Vorgehen die schnelle Einführung und damit Realisierung von Einsparpotenzialen in Einkauf und Finanzwesen. Unsere Methodik erlaubt einen standardisierten und damit einfachen Rollout von Prozessen und der dazugehörigen IT-Untersützung in Ihrem Unternehmen: So können verteilte Standorte oder Tochtergesellschaften von standardisierten Prozessen profitieren. Unser templatebasiertes Rollout-Vorgehen unterstützt Sie dabei. 

    Rollout

     

    Highlights

    • Standardisiertes Template für COUPA Rollouts in Ihrer Organisation
    • Nutzung standardisierter Finanz- und Beschaffungsprozesse im Unternehmen

     

    Support
    Die Akzeptanz von Prozessen und Software im Unternehmen lebt von einem professionellen und strukturierten Support. Unsere Unterstützung endet daher nicht mit dem Golive eines Projektes, sondern wir stehen auch danach mit unserer Erfahrung zur Verfügung: Bei der Definition und dem Aufbau von internen Support-Organisationen greifen wir auf unser bewährtes Prozess- und Service Management Modell zurück, welches sich am ITIL Standard orientiert.

    Support

     

     

  • Success Stories

    Vorteil cloudbasierter Lösungen ist die flexible und schnelle Einsatzfähigkeit.

    Die folgenden Projektbeispiele zeigen unterschiedliche Ansätze, in denen COUPA nachhaltig zum Einkaufserfolg beiträgt:


    Success stories

     

     

    eSourcing: Schnelle Kostenreduktion durch elektronische Ausschreibungen

    (Anlagenbau, 100 Mitarbeiter, Deutschland)

    Das Unternehmen hatte in der Vergangenheit erhebliche Aufwände mit der manuellen Durchführung von Ausschreibungen. Damit einhergehend lagen die realisierten Beschaffungspreise erheblich über dem Branchen-Benchmark. Die schnelle Einführung der COUPA-Sourcing Funktion ermöglicht es nun den drei strategischen Einkäufern schnell und einfach Ausschreibungen elektronisch durchzuführen, Angebote strukturiert zu vergleichen und neue Bezugsquellen zu erschließen.

     


     Success stories

     

     

    Purchase-to-pay: Ausprägung eines konzernweiten Bestellprozesses und Überführung in ein Shared Service Center

    (Dienstleistungs-Konzern, 5.000 Mitarbeiter, Deutschland, UK, Benelux, Skandinavien)

    Bei diesem Kunden handelt es sich um ein europaweit agierendes Dienstleistungsunternehmen. Hier wurde der operative Beschaffungsprozess, bestehend aus Warenkorb-Funktionalität, Freigabe-Prozess und Verarbeitung eingehender Rechnungen europaweit standardisiert. Nach der Ablösung der bestehenden on-premise Lösung wurden die IT-Kosten dramatisch reduziert und erstmals ein wirklich durchgängier Prozess von der Bestellung bis zur Verarbeitung der Rechnung eingeführt.

     


    Success stories

     

     

    Compliance: Hightech-Unternehmen

    (Internet, 900 Mitarbeiter, Deutschland)

    Die zentrale Anforderung war die Einführung eines Freigabe-  und Prüfungs- Workflows für alle Ausgaben im Unternehmen. Aufgrund der Ergebnisse der Wirtschaftsprüfer musste dieser Prozess innerhalb kurzer Zeit eingeführt werden. Mit der flexiblen Workflow-Lösung von COUPA können nun alle Beschaffungsanträge nachvollziehbar geprüft werden. Ein Nebeneffekt war die Realisierung erheblicher Einsparpotenziale durch die Nutzung des COUPA Supplier Netzwerks und der Optimierung der Prozesskosten. 

     


    Success stories

     


    Rechnungsprozess: Einfache Verarbeitung von Rechnungen und Reisekosten

    (Handel, 600 Mitarbeiter, Deutschland)

    Der Kunde benötigte eine zentrale Lösung zur Verarbeitung von eingehenden Rechnungen. Mit dem Invoicing-Modul von COUPA können Papierrechnungen, eingehende PDF-Dokumente und eInvoices an eine zentrale Stelle zusammengefasst und verarbeitet werden. Da in COUPA auch Bestelldaten und Wareneingänge zur Verfügung stehen, können eingegangene Rechnungen so leicht geprüft werden. Mit einer flexiblen Workflow-Lösung können im Bedarfsfall Rechnungen leicht durch die zuständigen Mitarbeiter geprüft werden. Dies bedeutete eine erhebliche Arbeitserleichterung für das Finanzwesen.

     

     

     

  • Solutions
  • Cloud Procurement
  • Methodik
  • Success Stories

  • Software-Auswahl für Einkaufssysteme
  • Definition von Katalogstrategien
  • Prozessoptimierung mit Guided Buying
  • Architektur-Beratung für on-premise und Cloud Lösungen für den Einkauf (z.B. ARIBA und COUPA)
  • Potentialanalyse im Einkauf
  • Definition und Optimierung operativer Beschaffungsprozesse / purchase-to-pay
  • Definition und Optimierung strategischer Beschaffungsprozesse / source-to-contract
  • Lieferantenamangement / Supplier Lifecycle Management
  • Vertragsmanagement
  • Potentialanalysen SRM (ACANTIS SRM Value Assessment)
  • Implementierung SAP SRM
  • Roll-out Management
  • Optimierung und Releasewechsel auf SAP SRM 7.0 / 7.01
  • SAP SRM als Add-on auf ECC 6.0 EhP4
  • Einbindung von Lieferanten- und internen Katalogen
  • Applikationssupport SRM, MDM